POLÍTICA ACERCA DEL USO Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL, PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN EXISTENTE EN LAS BASES DE DATOS DE GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S
​Responsable: GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S , con domicilio en la ciudad de Cali, Colombia, Cra 92 No. 25 – 81 Apto 702 Torre 2 , mail: retiro@magnadigital.co ,  Teléfono: (57) (2) 3903651.

Fecha de entrada en vigencia de la política: Octubre de 2017.
 
En el ejercicio natural de sus actividades, GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S   podrá realizar recolección, uso y tratamiento de datos personales de los miembros de su comunidad  entendiendo por estos a estudiantes, docentes, conferencistas, empleados y egresados (en adelante los USUARIOS).
 
Además de la información concerniente a los miembros de la comunidad, podrán hacer parte de tales bases de datos la información personal de ex empleados, invitados, proveedores y visitantes de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S  en los mismos términos consagrados en esta política, los cuales, para efectos de este documento, también se entienden como USUARIOS.
 
El uso, recolección, tratamiento y finalidad del mismo de datos personales en las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S  se sujetarán a las siguientes políticas:
 
1.    Las bases de datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor. GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S es la titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales y Habeas Data. En consecuencia, GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, como encargada y responsable del tratamiento, es la única que tiene la facultad para autorizar el uso o disposición de la misma a terceros.
2.    La finalidad para la recolección, uso y tratamiento de datos personales a que se refiere esta política es a) La atención de requerimientos de autoridades; b) Manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los distintos segmentos de negocios; c) La ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene con terceros, para el envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes y usuarios de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales), de ventas, ofrecimiento de productos o servicios o estudios de mercado en relación con su actividad de o prestación de servicios d) Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de servicios o beneficios para nuestros clientes, j) gestión de cobranzas.
3. El desarrollo de las labores que involucran las finalidades anotadas podrá significar para GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, la necesidad de compartir los datos personales con terceros aliados, proveedores y sociedades del mismo grupo empresarial ubicadas dentro o fuera del país, en particular para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas y actividades de cobranza. Tales terceros únicamente podrán usar la información para el desarrollo de sus labores a nombre de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S y deberán guardar absoluta confidencialidad sobre la misma.
4.    Al autorizar la recolección de datos de carácter personal a GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S , mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier otro medio, los USUARIOS declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.
5.    Las bases de datos en las que se incluye información de los titulares  tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, de acuerdo con su naturaleza fundacional, así como las actividades propias de la operación administrativa general.
6. Las bases de datos que obtenga GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S por parte de entidades del Estado, sean autoridades nacionales o territoriales, en ejecución o cumplimiento de políticas o programas de beneficio general, serán objeto de tratamiento en los términos establecidos por éstas y conforme a las funciones legales que ejerzan.
7.    Los USUARIOS son los únicos responsables de que la información suministrada a GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S sea totalmente actual, exacta y veraz y reconocen su obligación de  mantenerla actualizada. En todo caso, los USUARIOS son los únicos responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar a GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S o a terceros por el uso de tal información.
8.    GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S se sujeta plenamente a las directrices de la Ley, así como  a sus reglamentos y políticas internas, por lo cual tratará con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos  que integrarán sus bases datos o cualquier clase de repositorio digital.
9.    El USUARIO reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, puedan recogerse datos personales, los cuales no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate, conforme a la ley, de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; para fines históricos, estadísticos o científicos; cuando medie la existencia de convenios de cooperación interinstitucional a través de los cuales se desarrollen o cumplan objetivos académicos; cuando el operador de la base de datos tenga la misma finalidad o esté comprendida dentro de esta, permitiendo el cabal cumplimiento de los objetivos de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S haciendo uso de servicios ofrecidos por terceros que apoyen la operación de las empresa y empresas filiales.
10.    Al facilitar datos de carácter personal, el USUARIO acepta plenamente la remisión de información promocional o comercial, noticias, cursos, eventos, boletines, congresos y en general productos relacionados con GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S.
 
11.    Los USUARIOS podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data). Para ello se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
 
a.    El área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es la Dirección de Tecnología Informática y de Comunicaciones.
 
b.    El ejercicio de estos derechos podrá efectuarse mediante el diligenciamiento del formulario abajo que se encuentra al finalizar esta Política o de manera personal en la Cra 92 No. 25 – 81 Apto 702 Torre 2 en la Ciudad de Cali – Colombia
c.    En caso de que la persona tenga habilitado un correo asignado por GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, la respuesta a la solicitud se enviará a dicha dirección.  Igualmente GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S podrá dar respuesta a correos distintos a GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S siempre y cuando se encuentren registrados en las bases de datos institucionales.
d.    La respuesta a toda solicitud relacionada con acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S o el ejercicio de cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data) se dará en  el término de diez (10) días hábiles.  Si la persona no está de acuerdo con la información que reposa en las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S debe acreditar con las pruebas que tenga en su haber la información que solicita se debe modificar.
12.    Sin menoscabo de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias,  GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S se reserva el derecho de modificar en cualquier momento su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.
Las bases de datos estarán alojadas en el centro de datos de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S o en la modalidad de servicios de computación en la nube  que prestan terceros expertos dedicados profesionalmente a tal actividad. GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S ha dispuesto recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos. El área de Seguridad Informática de la Dirección de Tecnología Informática y de Comunicaciones de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S es la responsable de planear, implementar y mantener la seguridad y continuidad de los activos de información de los productos TIC que soportan los procesos administrativos de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S. Para cumplir con esta misión, la institución cuenta con un firewall, un sistema de prevención de intrusos, una solución para gestión de vulnerabilidades técnicas, una solución para protección de código malicioso, planes de contingencia para los productos críticos y procedimientos para gestión de incidentes de seguridad. Además, se tienen implementados mecanismos de seguridad para el acceso a las bases de datos, el cual es restringido y está definido de acuerdo con políticas institucionales, y es monitoreado y revisado periódicamente. En ese sentido, GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S ha implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada y dispone sus mejores esfuerzos para procurar de manera diligente y prudente el mantenimiento de tal seguridad; no obstante, el USUARIO reconoce que la administración de las bases de datos puede implicar un nivel de riesgo, el cual asume y acepta y, por consiguiente, GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S no otorga ninguna garantía ni asume ninguna obligación o responsabilidad por pérdida o sustracción de información de su sistema informático.
13.    En el caso de los servicios contratados en la nube, GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S realizará sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho  servicio proporcione una debida protección de los datos, que sea prestado por profesionales en el área y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
 
14. Mientras se navegue en el sitio web de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, pueden ser insertadas cookies en el navegador de los usuarios con el objetivo de entender temas de preferencia y presentar publicidad  en otros sitios, basado en la interacción previa que hayan tenido con el sitio web institucional. Las cookies no recogen ninguna información personal como nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal, teléfono ni dirección. Si los usuarios no desean que las cookies queden almacenadas en sus equipos estas pueden ser desconectadas en su navegador.
 
15.    Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos de GRUPO EMPRESARIAL MAGNA S.A.S, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa las fórmulas, procedimientos, técnicas, know – how y demás informaciones en general a que puedan tener acceso.